DPAE, contrats, avenants : la checklist onboarding sans faille
Le parcours administratif complet du salarié, de la promesse d'embauche à la fin de période d'essai, avec les points de contrôle.
Avant l'arrivée : sécuriser les fondamentaux
Promesse d'embauche formalisée (avec date d'entrée, poste, rémunération, temps de travail), DPAE déposée au plus tard dans les 8 jours précédant l'embauche (à défaut : forfait de 300 fois le SMIC horaire par déclaration manquante), visite d'information et de prévention planifiée avec la médecine du travail, préparation du dossier salarié (pièce d'identité, RIB, carte vitale, justificatifs de diplômes, extraits de casier si le poste l'exige). Cette phase représente 40 % du risque juridique — c'est là que se jouent les redressements URSSAF et les contentieux prud'homaux.
Le jour J : accueil administratif complet
Signature du contrat de travail (CDI, CDD ou autre) en deux exemplaires — un seul manquant peut fragiliser la clause d'essai en cas de contentieux, remise contre décharge du règlement intérieur (obligatoire au-delà de 50 salariés), affiliation à la mutuelle et à la prévoyance dans les délais réglementaires (48 h à 30 jours selon le contrat), ouverture du compte SIRH, remise des accès (badge, matériel, logiciels). Un livret d'accueil pédagogique complète utilement le dispositif.
Les 30 premiers jours : cadrer la période d'essai
Suivi actif de la période d'essai avec un point structuré à mi-parcours entre le salarié, le manager et un référent RH, contrôle de la conformité des documents obligatoires (visite médicale effectuée, mutuelle activée, prévoyance affiliée), transmission de la fiche d'exposition aux risques si le poste le nécessite. En cas de rupture pendant l'essai, respect strict des délais de prévenance légaux et remise immédiate des documents de fin de contrat (STC, certificat de travail, attestation Pôle Emploi).
Notre outil : la checklist onboarding intégrée à Serenity Trace
Nos clients disposent d'une checklist onboarding automatisée dans Serenity Trace : chaque étape est datée, responsabilisée et tracée, avec des alertes en cas de retard. Résultat mesuré : zéro oubli de DPAE, zéro visite médicale manquante, un temps de traitement RH divisé par deux. Le workflow s'adapte au type de contrat, à la population et à la convention collective.
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